Yhteiskehittämisen tuloksena alusta henkilöstövuokrauksen organisointiin
Socialan alustapalvelu on toiminut kotihoidon henkilöstövuokrauksen tukena Pirkanmaalla yli kahden vuoden ajan. Tänä aikana yhteistyössä kotihoidon organisoijien, palveluntuottajien ja teknologiakumppanin kanssa digitalisoitiin hoitajien vuokrausprosessi tilauksesta laskutukseen ja muotoiltiin alusta kaikkien osapuolten käyttöön. Vuosien aikana alustalla on toiminut 140 kotihoidon työjärjestelijää ja esimiestä sekä 10 henkilöstövuokrauksen palveluntuottajaa. Alustan rekisterissä on 300 hoitajaa ja heille on välitetty yli 56 000 työvuoroa (1.9.2021 -31.12.2023). Keskimäärin hoitajia on organisoitu pariin tuhanteen kotihoidon työvuoroon kuukaudessa.
Viime keväänä henkilöstövuokrauksen palveluntuottajille osoitetussa kyselyssä henkilöstövuokrauksen alusta koettiin selkeäksi ja helppokäyttöiseksi. Tilausjärjestelmä tuki ja ennakoi palveluntuotantoa. Vuoroja oli helppo varata ja sitouttaa niihin hoitajia. Järjestelmä tuki myös yhteistyötä tilaajiin päin. Raportointi oli sujuvaa ja laskutus on sen pohjalta helppoa. Myös järjestelmään liitetty palauteprosessi koettiin näppäräksi.
Tänä keväänä tehdyssä käyttäjäkyselyssä kotihoidon esimiehille ja työjärjestelijöille saimme samansuuntaisia kokemuksia alustasta.
Portaalia luonnehdittiin mm. seuraavasti:
“Toimiva systeemi, ei aiheuta työajan menetystä. Helppo tehdä ja seurata toteutusta.”
“Helpottaa huomattavasti, kun kaikki tarvittava tieto on yhdessä paikassa.”
”On tärkeä työkalu viikkosuunnitelmien teossa.”
Tulokset olivat linjassa jatkuvassa arvioinnissa saatujen palautteiden kanssa.
Hyvinvointialueiden säästöpaineet edellyttävät hankintojen kriittistä hintatarkastelua. Henkilöstövuokrauksen tilauksissa voi olla kyse useista eri ammattiryhmistä, eri alueille ja eri yksiköihin ja ensisijaisjärjestyksestä hintojen mukaan. Mikäli tilaukset organisoidaan ilman sujuvaa järjestelmää esimerkiksi sähköpostilla, saatetaan hinnoittelussa saavutetut säästöt hukata yhteistyön hallinnointiin.
Alustapalvelu on sisältänyt muutakin kuin alustan. Sociala on toiminut integraattorin roolissa, jolloin se on vastannut palveluntuottajien kilpailuttamisesta, ohjauksesta, koordinoinnista ja toiminnan laadunvalvonnasta. Operatiivisella tasolla se on toiminut linkkinä tilaajan ja palveluntuottajien välillä. Palveluntuottajien kyselyssä integraattorin rooli koettiin hyvänä yhteiskehittämisen mahdollistajana ja yhteistyön rakentajana. Säännöllisesti järjestetyt tapaamiset mahdollistivat keskustelun ajankohtaisista aiheista ja sopimisen yhteisistä pelisäännöistä.
Alustan kehittämistyö jatkuu edelleen saatujen palautteiden perusteella. Onnistuneen digitaalisen palvelun edellytyksenä on käyttäjälähtöisyys, yhteiskehittäminen, jatkuva parantaminen ja muutosten ketteryys.
Katso video miten alustapalvelu toimii ja millaisia kokemuksia palveluntuottajalla siitä on sekä lue lisää alusta palvelun hyödyistä.
