Sosiaalihuollon palveluntuottajien toimintaympäristö muuttuu Kanta-palveluiden laajenemisen myötä. Laki velvoittaa sosiaalihuollon palveluntarjoajat liittymään asiakastietojärjestelmillään Kanta-palveluihin viimeistään 1.9.2026. Todellisuudessa useiden hyvinvointialueiden syksyn tarjouspyynnöissä on edellytetty palveluntuottajilta Kanta-yhteensopivaa asiakastietojärjestelmää jo ensi vuonna käynnistyvissä palveluissa.
Asiakastietojärjestelmän hankinta voi tuntua pienemmistä palveluntuottajista haastavalta ja palveluiden volyymiin suhteutettuna kalliina investointina. Oikein hankittuna ja toteutettuna järjestelmän käyttöönotto on kuitenkin merkittävä parannus palveluntuottajien toimintaan. Huolellisella suunnittelulla, oikean toimittajan valinnalla, yhteistyöllä ja työntekijöiden koulutuksella järjestelmä on palveluiden voimavara, joka helpottaa arkea ja parantaa palveluntuottajan kilpailukykyä.
Kanta-järjestelmät on suunniteltu yhtenäistämään ja tehostamaan sosiaalihuollon asiakas- ja potilastietojen käsittelyä. Kanta-yhteensopivuudella voidaan varmistaa tietoturvallisuus, kun asiakastiedot ovat suojattuja ja käsittely vastaa vaatimuksia. Asiakastiedot ovat käytettävissä tarvittaessa myös muiden sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaisten toimesta, joka osaltaan sujuvoittaa asiakkaiden palvelupolkuja ja tiedon kulkemista. Digitaaliset asiakastietojärjestelmät automatisoivat palveluntuottajien prosesseja ja vähentävät näin manuaalisen työn tarvetta. Parhaimmillaan aikaa jää enemmän asiakastyölle. Palveluntuottajien järjestelmällinen tiedonhallinta vähentää virheiden riskiä ja parantaa asiakastiedon saatavuutta ja kilpailuetua.
Ennen hankinnan käynnistämistä on hyvä kartoittaa palveluntuottajien yhteistyömahdollisuudet omalla toiminta-alueella. Lisäksi on tärkeää tietää erilaiset Kantaan liittymismallit ja millaisia yhteistyömahdollisuuksia paikallinen hyvinvointialue haluaa oman alueen palveluntuottajille tarjota.
Palveluntuottajat voivat liittyä Kantaan kolmella eri tavalla. Suoraliittymisellä tarkoitetaan mallia, jossa yksityisellä palveluntuottajalla on oma asiakastietojärjestelmä rekisterinkäyttöoikeuksineen. Suoraliittyminen mahdollistaa yksityisen palveluntuottajan käyttää omalle palvelutoiminnalleen parhaiten soveltuvaa tietojärjestelmää ja tallentaa yhden tietojärjestelmän avulla tarpeen mukaan tietoja sujuvasti useammankin rekisterinpitäjän rekistereihin sekä omaan rekisteriinsä. Suoraliittyminen on hyvä vaihtoehto palveluntuottajille, jotka tuottavat palveluita useammalle hyvinvointialueelle tai merkittävä osa palveluista tarjotaan itsemaksaville asiakkaille.
Yhteisliittyminen mahdollistaa sen, että yksityinen palveluntuottaja käyttää jonkun toisen yksityisen palveluntuottajan asiakastietojärjestelmää, jolla tallennetaan tiedot Kanta-palveluihin. Tämä voi olla on tarkoituksenmukainen malli, jos kyse on esimerkiksi yhdestä isommasta yksityisestä toimijasta, jonka kumppaneina toimii muita yksityisiä palveluntuottajia. Yhteisliittyminen mahdollistaa asiakastietojen sujuvan hallinnan useamman yksityisen palveluntuottajan muodostamassa kokonaisuudessa.
Rinnakkaisliittymisen -mallissa palveluntuottaja käyttää palvelunjärjestäjän eli hyvinvointialueen järjestelmää. Rinnakkaisliittyminen mahdollistaa yksityisille toimijoille Kanta-palvelujen käytön ilman, että yksityisen palveluntuottajan tarvitsee hankkia omaa sertifioitua tietojärjestelmää. Tämä malli on yhteiskunnan kannalta kustannustehokas, sillä samojen asiakkaiden tietoja ei ylläpidetä useassa järjestelmässä. Haasteita syntyy palveluntuottajan näkökulmasta, jos yhteistyökumppanina on useita hyvinvointialueita tai palveluntuottaja tarvitsee asiakastietojärjestelmää myös muita kuin julkisen lukuun tuotettavia palveluita varten.
Hyvinvointialueiden asiakastietojärjestelmään rinnakkaisliittyminen tukee erityisesti pienempiä tai toiminimellä toimivia palveluntuottajia tilanteissa, joissa palvelua toteutetaan yhden hyvinvointialueen lukuun. Mahdollistaessa alueen toimijoille rinnakkaisliittymisen hyvinvointialueen omaan asiakastietojärjestelmään tuetaan monituottajamallia ja edistetään paikallisten yritysten toimintamahdollisuuksia.
Socialan kartoituksen mukaan hyvinvointialueiden tilanteet ovat keskenään erilaisia niin omien asiakastietojärjestelmien hankinnan kuin rinnakkaisliittymistä koskevien päätösten suhteen. Osalla on jo selkeä näkemys ja päätökset siitä, miten alueen palveluntuottajille mahdollistetaan rinnakkaisliittyminen hyvinvointialueen omaan asiakastietojärjestelmään. Näin voidaan välttää useamman asiakastietojärjestelmän ylläpidosta aiheutuvia päällekkäisiä kustannuksia samalla alueella ja samojen asiakkaiden osalta. Julkisen lukuun palveluita tuottaessa asiakastiedon omistajuus ja rekisterinpitämisen vastuu on aina palvelunjärjestäjällä.
Sociala on kartoittanut omistajiensa palveluihin sopivia asiakastietojärjestelmiä ja selvittänyt mahdollisuuksia osakkaiden yhteisliittymisestä Kanta-palveluihin. Yhteisliittyminen voisi olla tarkoituksenmukainen pienemmille palveluntuottajille, joille oman asiakastietojärjestelmän hankinta ei ole oman toiminnan näkökulmasta tarkoituksenmukaista.
Yhteishankinnassa on tärkeää määritellä yhdessä tavoitteet ja ymmärtää, millaisilla toiminnallisuuksilla tuetaan parhaiten palveluntuottajien omia prosesseja ja arkea. Yhteinen ymmärrys rakenteisen kirjaamisen osaamisvaatimuksista, järjestelmien hankintaosaamisesta, raportointivaatimuksista ja mahdollisista integraatioista on myös tärkeää.
Yhdessä hankitun asiakastietojärjestelmän on toisaalta joustettava monien erilaisten palveluntuottajien ja palveluiden tarpeisiin ja samalla vastattava lainsäädännön ja tietoturvan vaatimuksia. Hankintaan osallistuvilla on oltava yhteinen tavoite budjetista niin hankinnan kuin asiakastietojärjestelmän ylläpidon osalta. Parhaimmillaan yhteishankinta tarjoaa mahdollisuuden oppia toisilta palveluntuottajilta ja mahdollistaa käyttäjämäärän volyymin ja skaalaetujen tuomat kustannushyödyt.
Asiakastietojärjestelmiä on tarjolla useita ja hyvällä yhteisellä valmistelulla on mahdollista löytää kustannustehokas ja lain edellytykset täyttävä, Kanta-yhteensopiva palveluntuottajien yhteinen asiakastietojärjestelmä. Hankintaosaamisen lisäksi yhteishankinta mahdollistaa synergiaetuja myös työntekijöiden koulutusten ja osaamisen jakamisen sekä asiakastuen tehokkaan käytön osalta.
Tervetuloa webinaariin keskustelemaan lisää!
Sociala järjestää sosiaalihuollon palveluntuottajille yhteisen webinaarin, jossa on mahdollisuus tutustua tarjolla oleviin Kanta-yhteensopiviin asiakastietojärjestelmiin ja keskustella yhteistyömahdollisuuksista.
Tervetuloa mukaan 11. joulukuuta klo 10.30-12.00. Ilmoitathan tulostasi osoitteeseen info@sociala.fi.